個人情報保護方針

当社ニッポンメンテナンスシステム株式会社は、車の販売と買取り、自動車関連部用品販売、メンテナンス、リース、レンタカー、中古車保証、コールセンター、自動車関連情報サービス、並びに生命保険・損害保険の代理業、その他車に関する幅広いコンサルティング会社として、個人情報の取り扱いについて、その重要性を深く認識し、適切な取得、利用及び提供を行うと共に、お客様、お取引先企業、ご利用者様、株主及び従業者等の個人情報に関する権利を保証するために、本個人情報保護方針を定め、以下に定める事項について実施いたします。

1. 当社は、個人情報の取得に際しては、その利用目的を特定し、当社の正当な事業の範囲内で適法かつ公正な手段により行います。
2. 当社は、取得した個人情報は利用目的の範囲以内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
3. 当社は、個人情報を第三者に委託及び提供する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定するとともに、契約等により適切な措置を講じます。
4. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
5. 当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損等のリスクを認識し、その防止及び是正のための社内規程や責任体制を確立し、適正な対策を講じます。
6. 当社は、ご本人からの個人情報の取り扱いに関する苦情・ご相談等に対して、誠実かつ迅速に対応いたします。そのため「個人情報保護マネジメントシステム要求事項(JISQ15001)」に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、全従業者が遵守すると共に、この継続的改善に努めます。

個人情報保護方針及び個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談等の申出先

当社の個人情報保護方針及び個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談につきましては、郵送・電話・電子メールのいずれかの方法で、下記の｢個人情報相談窓口｣までご連絡下さい。なお、直接ご来社頂いてのお申出はお受け致しかねますので、あらかじめご了承下さい。

【個人情報相談窓口】
ニッポンメンテナンスシステム株式会社
〒104-0032
東京都中央区八丁堀3丁目25番7号　Daiwa八丁堀駅前ビル8F
電話：03-3553-0080（受付時間：9:30～17:00　但し、土日・祝祭日・年末年始休業日を除く）
個人情報保護管理者：経営管理本部　取締役

個人情報の利用目的に関する公表事項

当社の名称・住所・代表者の氏名

ニッポンメンテナンスシステム株式会社
〒104-0032
東京都中央区八丁堀3丁目25番7号　Daiwa八丁堀駅前ビル8F
代表取締役　伊藤光治

個人情報の利用目的について

当社では、以下の業務に関して、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報を利用致します。

1. 業務内容
1. 自動車メンテナンスサービス
2. 自動車リース販売
3. レンタカー
4. 新車・中古車販売
5. 中古車保証
6. ロードサービス
7. 自動車関連部用品販売
8. その他物品販売
9. 登録代行サービス
10. コールセンター
11. 自動車関連情報サービス
12. その他、車に関するコンサルティング
13. 生命・損害保険代理業
14. システム販売
15. ｗｅｂサイトの運営
16. 採用業務
17. 社員・退職者等の雇用および人事管理業務
18. セキュリティ管理
2. 利用目的
1. 自動車メンテナンスサービスの提供
2. 自動車リース販売
3. レンタカーの提供
4. 新車・中古車販売
5. 中古車保証の提供
6. ロードサービスの提供
7. 自動車関連部用品販売
8. その他物品販売
9. 登録代行サービス
10. コールセンター
11. 自動車関連情報サービスの提供
12. その他、車に関するコンサルティングの提供
13. 生命・損害保険代理業
14. システムの提供
15. ｗｅｂサイトの運営
16. 採用管理
17. 社員・退職者等の雇用および人事管理
18. お問い合わせ・ご相談への対応
19. 当社業務の適切かつ円滑な遂行
20. 委託業務に関する契約の履行
21. 当社業務に関する契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行
22. 事業所の安全上の確認及び事故発生時における状況の確認並びに本人への連絡のため

個人情報の第三者提供について

当社では、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはございません。ただし、以下の場合を除きます。

1. ご本人の同意がある場合
2. 法令に基づく場合
3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
4. 利用目的の達成に必要な範囲内で、必要最低限の情報を委託先に提供する場合

個人情報の委託について

当社では、利用目的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個人情報を委託することがございます。その場合は、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定するとともに、個人情報保護の漏洩防止に関する必要な事項を取り決め、適切な管理を実施させます。

個人情報の共同利用について

当社は、取得した個人情報を当社グループ会社において下記に定めるような共同利用を行う場合があります。

(1)共同して利用する個人情報の項目	法人・団体名、個人の氏名、住所、電話番号、ファックス番号、電子メールアドレス
(2)共同利用者の利用目的	・上記「個人情報の利用目的について」記載の利用目的の達成 ・その他グループ会社間における総合的なサービスの提供
(3)共同利用を行う個人情報の管理責任者	ニッポンメンテナンスシステム株式会社 〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目25番7号　Daiwa八丁堀駅前ビル8F 代表取締役　伊藤光治 個人情報保護管理者：経営管理本部　取締役
(4)共同利用者の範囲	株式会社カーケアセンター 株式会社トゥー・ウェイ 株式会社サイバーブレーン エフシステム株式会社

情報提供の任意性

当社への個人情報の提供は任意となっています。ただし、情報に漏れやミスがある場合、適切なお問い合わせへの回答ができない場合があります。

保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社が講じる具体的な安全管理措置は、以下のとおりです。
１）基本方針の策定
個人情報の適正な取扱いの確保のため「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「個人情報の安全管理措置に関する事項」、「個人情報相談窓口」等について本方針（個人情報保護方針）を策定しています。
２）個人データの取扱いに係る規程の整備
当社の個人情報保護基本規程において、個人情報の取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備しています。
３）組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者・管理者を設置するとともに、個人データを取り扱う役職員および当該役職員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
４）人的安全管理措置
従業者との「非開示契約」の締結、就業規則等の整備、個人情報の取扱いに関する留意事項についての従業者への周知徹底及び研修等を実施しています。
５）物理的安全管理措置
紛失・盗難を防ぐための書類・外部媒体等の施錠保管、裁断・焼却・溶解等復元が著しく困難な手段での個人情報廃棄、責任者の承諾なく個人情報を持ち出すことの禁止、個人情報を持ち運ぶ際の暗号化や封緘等の措置を実施しています。
６）技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、取扱者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
７）外的環境の把握
外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、必要な安全管理措置を講じます。

開示等の求めに応じる手続等に関する事項

ご本人からの求めにより、当社が保有する開示対象個人情報の利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去及び第三者への提供の停止又は第三者提供記録の請求(｢開示等｣と言います。)に、ご対応させていただく場合の手続きは、下記の通りです。

1. 開示等の請求の申出先

開示等のご請求については、所定の請求書に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法でお願いいたします。

【個人情報相談窓口】
ニッポンメンテナンスシステム株式会社
〒104-0032
東京都中央区八丁堀3丁目25番7号　Daiwa八丁堀駅前ビル8F
個人情報保護管理者：経営管理本部　取締役

2. 開示等の請求における提出書面

開示等の求めを行う場合には、次の請求書をダウンロードし、所定の事項をすべてご記入の上、ご本人確認のための書類

1）運転免許証、2）パスポート3）健康保険証、4）年金手帳、5）外国人登録証などの公的書類のコピー1点を同封し下記宛にご郵送下さい。
※ご本人確認の書類に｢本籍地｣が記載されている場合は、あらかじめ塗り潰した上でご提出下さい。当社受領時に塗り潰されていない場合は、当社にて塗り潰すことにより取得しないものとさせて頂きます。

＜申請書＞
　1）個人情報の開示又は利用目的の通知をご請求される場合（有料）
・個人情報の開示等の請求書 （PDF：48KB）
　2）個人情報の訂正、追加及び削除、利用の停止又は第三者提供の停止をご請求される場合(無料)
・個人情報の訂正･利用停止等の請求書 （PDF：52KB）

＜書類の郵送先＞
〒104-0032
　　東京都中央区八丁堀3丁目25番7号　Daiwa八丁堀駅前ビル8F
ニッポンメンテナンスシステム株式会社　　個人情報相談窓口　宛

3.代理人様による開示等のご請求

開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、前項2の書類に加えて、下記の書類をご同封下さい。

1. 法定代理人の場合
   ・法定代理権を有することを確認するための書類（3ヶ月以内に発行された戸籍抄本、親権者の場合は扶養家族(子)が記載された有効期間内の保険証の写し）
   ・法定代理権を有する者であることを確認するための書類
   1）運転免許証、2）パスポート、3）健康保険証、4）外国人登録証などの公的書類のコピー1点
2. 委任による代理人の場合
   ・当社指定の委任状　　　個人情報開示請求に伴う委任状　（PDF：28KB）
   ・ご本人の印鑑証明（3ヶ月以内のもので、委任状に押印したもの1点）

4.ご請求に関する手数料

利用目的の通知又は内容の開示の求めに限り、1回の申請につき、1,000円の手数料を申し受けます。1,000円分の郵便切手を申請書類に同封してください。
手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させて頂きます。

5.開示等のご請求に対する回答方法

ご依頼に基づく通知、開示につきましては、請求書記載住所宛てに書面によってご回答いたします。

6.開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的

開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。

7.開示等のご依頼にお応えできない場合

次に定める場合は、開示等のご請求にお応えできかねますので、あらかじめご了承ください。

1. ご提出頂いた書類に不備があった場合
2. ご本人の確認が出来ない場合
3. 代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
4. 当社の保有している個人情報に該当しない場合
5. 他の法令に違反することとなる場合

8.開示対象個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先

開示対象個人情報の取扱いに関する苦情は、下記までお申し出下さい。

【個人情報相談窓口】
ニッポンメンテナンスシステム株式会社　
電話：03-3553-0080（受付時間：9:30～17:00　但し、土日・祝祭日・年末年始休業日を除く）
個人情報保護管理者：経営管理本部　取締役